Het was bijna half tien. Ik stond als dagvoorzitter op het podium in de Fokker Terminal in Den Haag tijdens een congres van VPM en keek zoals afgesproken naar iemand van de organisatie om te checken of de eerste spreker er al was. Die moest namelijk over ongeveer een minuut beginnen en tot dusverre was zijn status nog één groot vraagteken. Nog niet aanwezig in het pand en telefonisch onbereikbaar voor zowel ons als het sprekersbureau via wie hij geboekt was.

De ontbrekende spreker

Nou heb ik van mijn ruimte podium-ervaring geleerd om van een probleem achter de schermen niet het probleem van het publiek te maken. Ik zei er dan ook niks over toen ik het congres opende en adviseerde de voorzitter van de vereniging dat ook niet te doen in haar openingswoord. We lossen het wel op, was mijn overtuiging. Zo vroegen we de spreker die als tweede op het programma stond of ze eventueel eerder zou kunnen beginnen. Tuurlijk, antwoordde Hélène Oosterhuis professioneel. Dan hadden we nog wat meer tijd om op de ontbrekende spreker te wachten. Ze bood zelfs aan haar lezing wat uit te breiden. ‘Mooi’, zei ik. ‘Ik kan ook wel wat extra doen door wat te vertellen over de uitgangspunten van het improviseren en wat actieve oefeningen met de zaal.’ De stress in de ogen van het organiserende bestuur – dat zo lang en intensief aan het congres had gewerkt – werd gelukkig al wat minder.

De improviserende dagvoorzitter

Lang verhaal kort: ik zag vanaf het podium een duim omhoog. De spreker was gearriveerd. Ongeveer een minuut voor hij op moest. Ik kondigde hem aan. Applaus. Lezing begint. Maar rustig achterover leunen zat er nog niet in. Het verhaal van de spreker was tamelijk ongestructureerd. Op een eerste interruptie vanuit de zaal zei hij dat hij daar wel van hield: vragen en opmerkingen tijdens zijn verhaal. Nou, dat laat een kritische zaal zich geen twee keer zeggen. En dus ging ik de zaal door met mijn handmicrofoon om alle bijdrages te versterken, zodat iedereen in de zaal alles kon verstaan. Gepland? Nee. Gewenst? Ja. ‘Het leek wel of je gedachten kon lezen want net toen ik dacht dat er een microfoon heen moest stond je er al’, zei een bestuurslid in de pauze. Kijk, dat soort complimenten hoor ik graag. Als dagvoorzitter moet je kunnen improviseren.

Voorbereiding van het congres

Dat betekent trouwens niet dat een goede voorbereiding zinloos is. Al maanden voor het congres had ik contact met de organisatie en dacht ik mee over de invulling van de dag. Hoe moet het draaiboek eruit zien? Hoe zorgen we ervoor dat mensen met elkaar in contact komen? Hoe kunnen we de inhoud van de workshops delen met degenen die er niet zelf bij waren?

Als een trein

Na het gedoe met de eerste spreker liep de dag als een trein. Juist dankzij die goede voorbereiding. Maar omdat het zelden voorkomt dat alles volgens draaiboek loopt, kan ik van toegevoegde waarde zijn als improviserende dagvoorzitter.